Key rules & referenceالقواعد الأساسية والمرجع
Accounting is the mandatory coreالمحاسبة هي النواة الإلزامية
Accounting is the base of the dependency chain: Stock needs Accounting, Production needs Accounting and Stock; the minimum is Accounting. POS can run standalone (sales only) or connected (posts accounting entries). Posting is automatic (auto-post) by default.المحاسبة هي قاعدة سلسلة التبعية: المخزون يحتاج المحاسبة، والإنتاج يحتاج المحاسبة والمخزون؛ والحد الأدنى هو المحاسبة. نقاط البيع تعمل مستقلة (بيع فقط) أو موصولة (تنشئ قيودًا). الترحيل تلقائي افتراضيًا.Always use the New Planاستخدم الخطة الجديدة دائمًا
New Plan = work directly on the chart; in the company wizard it is 'Blank → Use chart of accounts directly'. Old Plan = the wizard's 'Pre-define ledger accounts (Basic Chart)' / '(Full Chart)' options, with Dash1/Dash2 and a separate ledger per currency. Legacy; ~90% of customers are on New Plan.الخطة الجديدة = العمل مباشرة على شجرة الحسابات، وهي في المعالج «فارغة (Blank) ← استخدام شجرة الحسابات مباشرة (Use chart of accounts directly)». والخطة القديمة = خيارا «حسابات أستاذ معرّفة مسبقًا: المخطط الأساسي (Basic Chart) / المخطط الكامل (Full Chart)» مع داش 1 / داش 2 ودفتر أستاذ منفصل لكل عملة، وهي قديمة؛ ونحو 90% من العملاء على الجديدة.VAT settings at company creationإعدادات الضريبة عند إنشاء الشركة
In the wizard's VAT policy section the prefix, currency, start-date and percentage fields stay greyed out until the VAT box is ticked. Vat Prefix is 442 in Lebanon; Vat Currency is LBP; Default Percentage is 11.000; the VAT start date gates which invoices are taxed. VAT registration # = the financial number, or the TVA number (financial number + 601/604/605) when VAT-registered.في قسم سياسة الضريبة داخل المعالج تبقى حقول البادئة والعملة وتاريخ البدء والنسبة معطّلة حتى توضع علامة الخضوع للضريبة (VAT). بادئة الضريبة 442 في لبنان، وعملتها الليرة (LBP)، والنسبة الافتراضية 11.000، وتاريخ البدء يحدد الفواتير الخاضعة. ورقم التسجيل الضريبي = الرقم المالي، أو رقم الـ TVA (الرقم المالي + 601/604/605) للمسجلة بالضريبة.The seven classes of accountsالأصناف السبعة للحسابات
As they read on screen: 1 Capital, 2 Assets, 3 Goods, 4 Payables And Receivables, 5 Current Assets (cash, bank, cheques), 6 Expenditures, 7 Income. They sit under a root row, 0 Chart of Accounts Tree View. The plan defines 1-9; Libra ships 1-7 - 8 and 9 are analytical/production and are not used.كما تظهر على الشاشة: 1 رأس المال (Capital)، 2 الأصول (Assets)، 3 البضائع (Goods)، 4 الذمم الدائنة والمدينة (Payables And Receivables)، 5 الأصول المتداولة (Current Assets) وهي النقد والمصرف والشيكات، 6 المصاريف (Expenditures)، 7 الإيرادات (Income). وتقع تحت صفّ جذر هو 0 Chart of Accounts Tree View. ويعرّف المخطط الأصناف من 1 إلى 9، لكن ليبرا يشحن 1 إلى 7 - أما 8 و9 فتحليلي وإنتاج ولا يُستعملان.Parent/child lock ruleقاعدة قفل الأب والابن
Post only on the child account, never the parent. Once an account carries postings you can no longer open accounts under it (it can never become a parent), and once the children carry postings the parent can no longer be posted on. Ask a customer who wants to split an account: have you already posted on it?رحّل على الحساب الابن فقط، لا على الأب أبدًا. فمتى حمل الحساب قيودًا لم يعد ممكنًا فتح حسابات تحته (ولن يصير أبًا)، ومتى حمل الأبناء قيودًا لم يعد ممكنًا الترحيل على الأب. واسأل العميل الذي يريد تقسيم حساب: هل رحّلت عليه قيودًا من قبل؟Non-resident ruleقاعدة غير المقيم
A client/supplier with no fiscal number, or any foreign party, is marked Non resident so it does not appear in the top-10 reports. It matters most for suppliers: a retail customer with no number is just an end consumer, but a supplier you buy stock from with no number is a real gap. The Financial no field is two boxes - the small one takes the 601/604/605 prefix when the party is VAT-registered, the large one takes the number itself. Company (the official registered name) is what the top-10 reports print, so leaving it blank empties that column.من لا رقم مالي له من زبون أو مورد، وأي جهة أجنبية، يُعلَّم غير مقيم (Non resident) حتى لا يظهر في تقارير العشرة الأوائل. وهذا يهمّ في الموردين أكثر: فالزبون المفرَّق بلا رقم مستهلك أخير، أما مورد تشتري منه بضاعة بلا رقم فثغرة حقيقية. وحقل الرقم المالي (Financial no) خانتان: الصغيرة للبادئة 601/604/605 عند التسجيل بالضريبة، والكبيرة للرقم نفسه. وحقل الشركة (Company)، أي الاسم الرسمي المسجَّل، هو ما تطبعه تقارير العشرة الأوائل، فتركه فارغًا يُفرغ ذلك العمود.PID freezes after the first postingحقل PID يتجمّد بعد أول قيد
PID on an account means it carries auxiliary records: with it on, nothing can be posted without naming an auxiliary; with it off, auxiliaries cannot be used at all. Once one entry has gone through the account the setting can no longer be changed. The account number is likewise fixed once the account is saved.يعني حقل PID أن الحساب يحمل سجلات مساعدة: فمع تفعيله لا يمكن الترحيل دون تحديد سجل مساعد، ومن دونه لا يمكن استعمال السجلات المساعدة أصلًا. ومتى مرّ قيد واحد على الحساب لم يعد ممكنًا تغيير هذا الإعداد. وكذلك رقم الحساب يثبت فور حفظه.Pick the List before the Accountاختر القائمة قبل الحساب
Clients, suppliers, employees, partners and banks are all one record type - the auxiliary account - created on one screen. Name, Account and List are the three required fields; Id is assigned at save. Set List first: it filters the Account dropdown to the accounts that kind of party may sit on (with Clients chosen it offers six; with List empty it offers the whole chart). The VAT box is not typed - it comes from the account, which is what separates 41111 Ordinary Clients from 41112 Clients Non VAT. Saving assigns the Id, grouped by family (suppliers 400001 upward, clients 410001, employees 420001, banks 510001), greys List out for good, and enables the toolbar buttons - among them Account restrictions, which pins a record to one account in one currency.الزبائن والموردون والموظفون والشركاء والمصارف كلهم نوع سجل واحد - الحساب المساعد (Auxiliary account) - يُنشأ في شاشة واحدة. والحقول الإلزامية ثلاثة: الاسم (Name) والحساب (Account) والقائمة (List)؛ أما المعرّف (Id) فيُوضع عند الحفظ. واضبط القائمة أولًا: فهي تُصفّي قائمة الحساب إلى ما يجوز لذلك النوع الجلوس عليه (فمع Clients تعرض ستة حسابات، ومع List فارغة تعرض الشجرة كلها). ومربع الضريبة (VAT) لا يُكتب بل يأتي من الحساب، وهو ما يفصل 41111 Ordinary Clients عن 41112 Clients Non VAT. والحفظ يضع المعرّف مجمَّعًا حسب العائلة (الموردون من 400001، والزبائن من 410001، والموظفون من 420001، والمصارف من 510001)، ويعطّل القائمة نهائيًا، ويفعّل أزرار الشريط - ومنها قيود الحساب (Account restrictions) التي تثبّت السجل على حساب واحد بعملة واحدة.Service sales go on 713مبيعات الخدمة على 713
Sales always live in class 7, Income. Item sales go on 7011; installation and fit-and-remove work is a service, not a product, and goes on 713 - which itself splits into subject and non-subject to VAT. Check the descriptions against your own chart: the sessions name these accounts rather than opening them on screen.المبيعات دائمًا في الصنف 7، الإيرادات (Income). فمبيعات الأصناف على 7011؛ وأعمال التركيب والفكّ والتركيب خدمة لا منتجًا، ومكانها 713 - وهي بدورها تنقسم خاضعًا للضريبة وغير خاضع. وتحقّق من الأوصاف في شجرتك أنت: فالجلسات تسمّي هذه الحسابات ولا تفتحها على الشاشة.Supplier account mapخريطة حسابات الموردين
The shipped supplier accounts come paired, VAT and non-VAT: 40111 Suppliers / 40112 Suppliers Non VAT, and 40311 Fixed Assets Suppliers / 40312 Fixed Assets Suppliers Non VAT - a supplier of computers, vehicles or machinery goes on the fixed-asset pair, not with stock. A business that needs to separate a group of suppliers (foreign suppliers, say) opens its own account beside them. Out-of-investment expenses 4619; shipping/customs/clearing 4659, split 46591 VAT / 46659 non-VAT.تأتي حسابات الموردين المشحونة مزدوجة، خاضع وغير خاضع: 40111 Suppliers / 40112 Suppliers Non VAT، و40311 Fixed Assets Suppliers / 40312 Fixed Assets Suppliers Non VAT - فمورد الحواسيب أو السيارات أو الآلات يذهب إلى زوج الأصول الثابتة لا مع البضاعة. أما المؤسسة التي تحتاج إلى فصل مجموعة من الموردين (الأجانب مثلًا) فتفتح حسابها الخاص بجانبها. ومصاريف خارج الاستثمار 4619؛ والشحن/الجمرك/التخليص 4659، مقسومًا 46591 خاضع / 46659 غير خاضع.Owner is a partner on 4515المالك شريك على 4515
The owner's own account is a partner on 4515, under 45 Partners - never a customer and never a supplier. Employees go on 4212 Personnel, under 42 Personnel: choose the employee list and it is the only account the picker offers. Both are class-4 auxiliary records.حساب المالك شريك على 4515، تحت 45 Partners - لا زبون ولا مورد أبدًا. والموظفون على 4212 Personnel، تحت 42 Personnel: اختر قائمة الموظفين فيكون الحساب الوحيد الذي تعرضه القائمة. وكلاهما سجلات مساعدة من الصنف الرابع.Banks: one account per bank accountالمصارف: حساب لكل حساب مصرفي
512 Banks is the shipped account, under 51 Financial Institutions. How you split it is a design decision: the training divides it three ways into 5121 Bank Local, 5122 Bank Foreingh and 5123 Bank E-Wallets. Then open one auxiliary record per individual bank account, named bank - currency - account number, and lock the currency with the Account restrictions button on the saved record (5121 + LBP means dollars can no longer post to it). One record per bank account is what makes reconciliation possible.الحساب 512 Banks هو المشحون، تحت 51 Financial Institutions. أما كيفية تقسيمه فقرار تصميم: يقسمه التدريب ثلاثة أقسام هي 5121 Bank Local و5122 Bank Foreingh و5123 Bank E-Wallets. ثم افتح سجلًا مساعدًا لكل حساب مصرفي، باسم المصرف - العملة - رقم الحساب، واقفل العملة بزر قيود الحساب (Account restrictions) على السجل بعد حفظه (5121 + LBP تعني أن الدولار لم يعد يُرحَّل عليه). وسجل واحد لكل حساب مصرفي هو ما يجعل التسوية ممكنة.Currency base rateسعر الصرف الأساسي
Base rate: 90,000 LBP per USD. LBP and USD are linked. Other currencies are set against LBP: AED = 90,000 / 3.75 = 24,000 LBP.السعر الأساسي: 90,000 ليرة لكل دولار. الليرة والدولار مترابطتان. باقي العملات تُحدَّد مقابل الليرة: الدرهم = 90,000 ÷ 3.75 = 24,000 ليرة.Cash structure & PID ruleهيكل النقد وقاعدة PID
53 Cash ships with 531 Cash, 532 Cheque and 533 Cards. Everything below that a business opens for itself: grand cash and petty cash (no PID); POS cash on 535, the safe on 539, salesmen's floats (PID). Things that multiply get a PID.يأتي 53 Cash مشحونًا بـ 531 Cash و532 Cheque و533 Cards. وما دون ذلك تفتحه الشركة لنفسها: الصندوق الكبير والصغير (بدون PID)؛ وصندوق نقاط البيع على 535، والخزنة على 539، وعهد المندوبين (مع PID). وما يتكاثر يأخذ PID.Cost centers separate services & subcontractorsمراكز التكلفة تفصل الخدمات ومقاولي الباطن
For a business selling several services, use cost centers (one per department, plus a subcontractor section) instead of duplicating items. Post each sale against its center.لمنشأة تبيع خدمات متعددة، استخدم مراكز التكلفة (مركز لكل قسم + قسم لمقاولي الباطن) بدل تكرار الأصناف. رحّل كل بيع على مركزه.Consignment flowتدفق بضاعة الأمانة
One warehouse per consignor, marked consignment. Transfer in/out (no purchase). Sell virtually; record the purchase only when the consignor invoices the sold units.مستودع لكل مودع معلَّم كأمانة. تحويل دخول/خروج (بدون شراء). بِع افتراضيًا؛ وسجّل الشراء فقط عند فاتورة المودع بالوحدات المباعة.Dismantling needs productionالتفكيك يحتاج الإنتاج
Buying a whole and selling its parts is Production run in reverse: one raw material -> many products. A simple item cannot do this.شراء الكل وبيع أجزائه هو إنتاج معكوس: مادة خام واحدة ← منتجات عديدة. الصنف البسيط لا يستطيع ذلك.Advanced production uses percentages totalling 100الإنتاج المتقدم يستخدم نسبًا مجموعها 100
Basic = one product from many materials. Advanced (equal 2) = many products from many materials, allocating cost by percentage - the percentages must total 100.الأساسي = منتج واحد من مواد عديدة. المتقدم (يساوي 2) = منتجات عديدة من مواد عديدة، بتوزيع التكلفة بالنسب - ويجب أن يكون مجموعها 100.Production invoice is what affects stockقسيمة الإنتاج هي ما يؤثر على المخزون
Formula = saved recipe (no effect). Copy -> production invoice. The production invoice consumes material and creates the product (affects cost, stock, quantity).التركيبة = وصفة محفوظة (بدون تأثير). النسخ ← قسيمة الإنتاج. قسيمة الإنتاج تستهلك المادة وتُنشئ المنتج (تؤثر على التكلفة والمخزون والكمية).Accumulation = bundle, no stockالتجميع = طقم، بدون مخزون
Accumulation is a bundle/kit: no stock quantity (always 0), no cost; components appear and are deducted on sale. Use production for anything made/dismantled.التجميع طقم/باقة: بلا كمية مخزون (دائمًا 0) وبلا تكلفة؛ تظهر المكونات وتُخصم عند البيع. استخدم الإنتاج لأي شيء يُصنع أو يُفكك.Link the family to accountsاربط العائلة بالحسابات
The item family (top level, up to 3 levels) links to fixed sales/purchases accounts and default warehouse; every item under it inherits them automatically.عائلة الصنف (أعلى مستوى، حتى 3 مستويات) ترتبط بحسابات بيع/شراء ثابتة ومستودع افتراضي؛ يرثها كل صنف تحتها تلقائيًا.Item VAT: 11% or 0%ضريبة الصنف: 11% أو 0%
Subject items carry 11% (Lebanon); state-exempt items carry 0%. VAT recovery depends on customer/supplier registration: registered-to-registered is recoverable; otherwise VAT becomes cost.الأصناف الخاضعة 11% (لبنان)؛ المعفاة 0%. استرداد الضريبة يعتمد على تسجيل الطرفين: مسجل إلى مسجل قابل للاسترداد؛ وإلا تصبح الضريبة تكلفة.Multiple units with conversion factorsوحدات متعددة بمعاملات تحويل
Buy in liters, sell in ml: define units on one item with conversion factors (1 L = 1,000 ml; gallon 4L = 4,000 ml). Each unit can have its own SKU and barcode.تشتري باللتر وتبيع بالمل: عرّف الوحدات على صنف واحد بمعاملات تحويل (1 لتر = 1,000 مل؛ جالون 4 لتر = 4,000 مل). لكل وحدة SKU وباركود خاصان.Categories are optional filtersالفئات عوامل تصفية اختيارية
Item categories (brand, year, model, origin) are non-mandatory reporting filters built from Inventory Lookups. They do not affect accounting.فئات الأصناف (الماركة، السنة، الطراز، المنشأ) عوامل تصفية اختيارية للتقارير تُبنى من قوائم المخزون، ولا تؤثر على المحاسبة.