Homeالرئيسية/Currencies & cashالعملات والنقد

Reading in Englishالقراءة بالعربية

Setting up approval workflowإعداد مسار الموافقات

2 min readقراءة ٢ دقائق Applies to Libra 2.1.8 and laterينطبق على ليبرا 2.1.8 وما بعده

workflowapprovalssetup

Workflow, the last button on the Main ribbon, and the Workflow setup group of the left menu, are where a workflow is set up and followed.

1. Watching what is in progress

The Main ribbon's Workflow button opens Workflow detail: a Status filter (starting on In progress) over a plain list of Description, Start date and End date.

Workflow detail: a Status filter over every approval in progress, by description and date

2. Stages, steps and actions - the building blocks

A flow is built from three kinds of building block, each its own screen reached from Home: Workflow stages and Workflow actions are both plain Name / Name ar lists you add to directly, and Workflow templates ties a Name to a Voucher kind, the kind of document the template is for.

A new template: pick the Voucher kind it applies to, name it, and Save

Saving one shows straight away in the template list, with the date it was created:

The template list after saving one: its name, the voucher kind it applies to, and the create date

Adding a stage works the same way - a Name and its Name ar, then Save:

A new stage: Name and Name ar, then Save

The stage list after saving one

3. Stages roles

Stages roles lists the same roles as Roles & permissions (Users, roles and rights), and its ribbon carries a Role stages button alongside Preview and Reports.

Stages roles: the same role list, with its own Role stages button

4. Checks workflow

Checks workflow is the list for checks: a Status filter over From auxiliary, From account, To auxiliary, To account, Check number, Order of, Amount, Value Date, Description, Notes and Status columns.

Checks workflow: a check's own approval columns, from account and auxiliary through to status

5. The Workflow setup group

The left menu's own Workflow setup group holds a second set of three screens under names that read the same as the Home ones above - Workflow stages, Workflow steps and Workflow templates - but they are a separate area, each already carrying one ready-made example: a starter stage and a starter step, both given a plain Name and a Latin name, and an empty template list of its own with Description, Action, a numbering field, Unit and Active columns.

The Workflow setup group's own stage list, with one starter example already in it

Its step list, the same shape

Its own, separate template list

مسار العمل (Workflow)، آخر زر في الشريط الرئيسي، ومجموعة إعداد مسار العمل (Workflow setup) في القائمة اليسرى، هما مكان إعداد مسار العمل ومتابعته.

١. متابعة ما هو قيد التنفيذ

يفتح زر مسار العمل (Workflow) في الشريط الرئيسي شاشة تفاصيل مسار العمل (Workflow detail): مرشّح الحالة (Status) (يبدأ على قيد التنفيذ) فوق لائحة بسيطة من الوصف (Description) وتاريخ البدء (Start date) وتاريخ الانتهاء (End date).

تفاصيل مسار العمل: مرشح الحالة فوق كل موافقة قيد التنفيذ، بوصفها وتاريخها

٢. المراحل والخطوات والإجراءات - لبنات البناء

يُبنى المسار من ثلاث لبنات، لكل منها شاشتها الخاصة الوصولة من الرئيسية: مراحل سير العمل (Workflow stages) وإجراءات سير العمل (Workflow actions) كلتاهما لائحة بسيطة من الاسم (Name) والاسم بالعربية (Name ar) تضيف إليها مباشرة، ونماذج سير العمل (Workflow templates) يربط اسمًا (Name) بـنوع القسيمة (Voucher kind)، أي نوع المستند الذي وُضع له النموذج.

نموذج جديد: اختر نوع القسيمة الذي ينطبق عليه، سمّه، ثم احفظ

ويظهر حفظ نموذج مباشرة في لائحة النماذج، مع تاريخ إنشائه:

لائحة النماذج بعد حفظ أحدها: اسمه ونوع القسيمة الذي ينطبق عليه وتاريخ الإنشاء

وإضافة مرحلة تسير بالطريقة نفسها - اسم (Name) واسمها بالعربية (Name ar) ثم حفظ:

مرحلة جديدة: الاسم والاسم بالعربية ثم حفظ

لائحة المراحل بعد حفظ إحداها

٣. مراحل الأدوار

تسرد مراحل الأدوار (Stages roles) الأدوار نفسها التي تسردها Roles & permissions (المستخدمون والأدوار والصلاحيات)، ويحمل شريطها زر مراحل الدور (Role stages) إلى جانب Preview وReports.

مراحل الأدوار: لائحة الأدوار نفسها، مع زر مراحل الدور الخاص بها

٤. عملية سير عمل الشيكات

عملية سير عمل الشيكات (Checks workflow) هي لائحة الشيكات: مرشّح الحالة (Status) فوق أعمدة من الحساب المساعد (From auxiliary) ومن الحساب (From account) وإلى الحساب المساعد (To auxiliary) وإلى الحساب (To account) ورقم الشيك (Check number) ولأمر (Order of) والمبلغ (Amount) وتاريخ الاستحقاق (Value Date) والوصف (Description) وملاحظات (Notes) والحالة (Status).

عملية سير عمل الشيكات: أعمدة موافقة الشيك الخاصة، من الحساب والحساب المساعد حتى الحالة

٥. مجموعة إعداد مسار العمل

تحمل مجموعة إعداد مسار العمل (Workflow setup) الخاصة بالقائمة اليسرى مجموعة ثانية من ثلاث شاشات تحت أسماء تُقرأ كأسماء شاشات الرئيسية أعلاه - مراحل سير العمل وخطوات سير العمل ونماذج سير العمل - لكنها منطقة منفصلة، تحمل كل منها مثالًا جاهزًا واحدًا مسبقًا: مرحلة بداية وخطوة بداية، لكل منهما اسم (Name) واسم لاتيني (Latin name)، ولائحة نماذج فارغة خاصة بها بأعمدة الوصف (Description) والإجراء (Action) وحقل ترقيم والوحدة (Unit) ونشِط (Active).

لائحة المراحل الخاصة بمجموعة إعداد مسار العمل، بمثال بداية جاهز فيها

لائحة خطواتها، بالشكل نفسه

لائحة نماذجها الخاصة المنفصلة

PreviousالسابقCash and bank: accounts, cheques and reconciliationالنقد والمصارف: الحسابات والشيكات والمطابقة NextالتاليPaying a supplier in a different currency from their invoiceدفع مبلغ لمورّد بعملة مختلفة عن عملة فاتورته